Ein Chief of Staff (CoS) ist eine vielseitige und strategische Rolle, die sich zunehmend in Startups, mittelständischen Unternehmen und großen Organisationen etabliert.

Der Chief of Staff fungiert oft als eine Art "verlängerter Arm" der Führungsebene und übernimmt sowohl operative als auch strategische Aufgaben, um den Erfolg des Unternehmens nachhaltig zu sichern.

Was ist ein Chief of Staff

Typische Aufgaben

Die Aufgaben eines Chief of Staff variieren je nach Unternehmen und Branche und umfassen typischerweise:

Strategische Unterstützung

  • Vorbereitung und Leitung von Strategie-Workshops und Offsites

  • Unterstützung bei der Entwicklung und Umsetzung von Unternehmenszielen

  • Erarbeitung von Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsführung

  • Analyse und Optimierung von abteilungsübergreifenden Prozessen

  • Entwicklung von KPI-basierten Steuerungsmodellen zur Überwachung des Unternehmenserfolgs

Projektmanagement

  • Leitung und Koordination von unternehmensweiten Projekten

  • Einführung neuer Produkte oder Softwarelösungen

  • Interimistische Übernahme von Projekten, die keine internen Verantwortlichen haben

  • Überwachung und Sicherstellung von Projektfortschritten

  • Sicherstellung der Einhaltung von Budgets und Zeitplänen

Kommunikation und Reporting

  • Erstellung von Präsentationen für Investoren, Stakeholder und interne Meetings

  • Vorbereitung und Moderation von Führungsrunden

  • Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses zwischen Abteilungen

  • Erstellung regelmäßiger Fortschrittsberichte für die Geschäftsleitung und externe Partner

Operative Tätigkeiten

  • Implementierung und Optimierung von internen Prozessen

  • Organisation und Durchführung von Team-Offsites und Veranstaltungen

  • Aufbau und Pflege von Beziehungen zu externen Partnern und Dienstleistern

  • Unterstützung bei der Implementierung neuer Organisationsstrukturen

Was ein Chief of Staff NICHT macht

Ein Chief of Staff ist keine erweiterte Assistenzposition und übernimmt in der Regel keine Aufgaben wie:

  • Koordination von Terminen und Kalendern

  • Buchung von Flügen, Hotels oder anderen Reisen

  • Erledigung administrativer Aufgaben wie Büroorganisation

  • Persönliche Unterstützung der Geschäftsleitung im Alltag

Diese Aufgaben fallen meist in den Bereich von Executive Assistants oder Office Manager:innen. Der Chief of Staff konzentriert sich stattdessen auf übergeordnete strategische und operative Aufgaben.

Vorteile eines Chief of Staff für Unternehmen

Generalistische Expertise

Die Rolle erfordert ein breites Kompetenzspektrum – von analytischem Denken über Projektmanagement bis hin zu Kommunikationsstärke. Diese Vielseitigkeit macht den Chief of Staff zu einer wertvollen Schnittstelle für vielfältige Unternehmensanforderungen.

Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit

Als Vermittler zwischen Abteilungen sorgt der Chief of Staff für reibungslose Kommunikation, beseitigt organisatorische Hindernisse und fördert ein koordiniertes Vorgehen bei der Umsetzung zentraler Projekte und Initiativen.

Entlastung der Geschäftsleitung

Ein Chief of Staff übernimmt strategische und operative Schlüsselprojekte und schafft damit Freiräume für die Geschäftsleitung, um sich auf Vision, Wachstum und Kernaufgaben zu konzentrieren. Dies ermöglicht eine effizientere Nutzung der Führungskapazitäten.

Implementieren von Strukturen und Prozessen

Durch kontinuierliche Analyse und Anpassung schafft der Chief of Staff Strukturen und Prozesse, die nicht nur kurzfristig, sondern auch langfristig zu einem effizienteren und erfolgreicheren Unternehmen beitragen.

Interimistische Projektleitung

Wenn es keinen klaren Verantwortlichen für ein Projekt gibt, kann der CoS interimistisch die Projektleitung übernehmen. Er sorgt für eine strukturierte Umsetzung und stellt sicher, dass Projekte fristgerecht und erfolgreich abgeschlossen werden.

Strategische Flexibilität und operative Unterstützung

Der Chief of Staff kombiniert strategische Denkweise mit operativer Detailarbeit, um sowohl kurzfristige Herausforderungen zu bewältigen als auch langfristige Ziele zu fördern. Dies gibt Unternehmen die notwendige Flexibilität in dynamischen Märkten.

Kennenlernen vereinbaren

In diesem unverbindlichen 30-minütigen Termin besprechen wir, wie ich euch unterstützen kann und klären mögliche Fragen, die ihr zu eurem Projekt oder an mich habt.

Anfragen gern auch per E-Mail an: hello@chief-of-staff.de