Was macht ein Chief of Staff? Aufgaben, Vorteile und Beispiele für Startups
Was macht eigentlich ein Chief of Staff? Diese Frage stellen sich viele, vor allem in der Startup-Szene, in der die Rolle immer populärer wird. Als Allrounder und rechte Hand der Geschäftsleitung übernimmt der Chief of Staff eine Vielzahl strategischer und operativer Aufgaben. In diesem Artikel erfährst du, welche Verantwortung diese Rolle mit sich bringt, warum sie gerade für Startups so wichtig ist und wie ein Chief of Staff deine Organisation nach vorne bringen kann.
Was ist ein Chief of Staff?
Ein Chief of Staff ist eine multifunktionale Rolle, die aus dem politischen Kontext stammt und inzwischen auch in Unternehmen stark gefragt ist. Während die Position in großen Konzernen längst etabliert ist, erkennen immer mehr Startups die Vorteile, die ein Chief of Staff bieten kann. Sie fungieren als vertrauenswürdige Berater:innen der Geschäftsleitung und tragen dazu bei, die Unternehmensziele effizienter zu erreichen.
Die Hauptaufgabe besteht darin, die Geschäftsleitung in strategischen und operativen Bereichen zu entlasten. Dabei geht es nicht nur um administrative Unterstützung, sondern vor allem um die Koordination und Priorisierung wichtiger Projekte sowie die Verbesserung der internen Kommunikation. Diese Rolle erfordert eine hohe Anpassungsfähigkeit, da sie oft als "Problemlöser:in" fungiert, der oder die in verschiedenen Bereichen gleichzeitig tätig ist.
Typische Aufgaben eines Chief of Staff
Die Aufgaben eines Chief of Staff variieren je nach Unternehmensgröße und -phase. Hier sind einige der zentralen Verantwortungsbereiche:
Unterstützung der Geschäftsleitung durch Chief of Staff
Der Chief of Staff sorgt dafür, dass die Prioritäten der Geschäftsleitung umgesetzt werden und wichtige Entscheidungen auf Basis fundierter Analysen getroffen werden können. Oft übernimmt diese Rolle die Vorbereitung von Präsentationen und Strategiepapieren.
Koordination zwischen Teams und damit verbundene Aufgaben
Als Schnittstelle zwischen verschiedenen Abteilungen sorgt der Chief of Staff für eine reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit. Dabei moderiert er Meetings, fördert den Wissenstransfer und stellt sicher, dass alle Teams auf derselben Wellenlänge arbeiten. Dies schließt nicht nur das Lösen von Konflikten und das Überbrücken von Informationslücken ein, sondern auch die aktive Unterstützung bei der Planung und Umsetzung gemeinsamer Projekte. Darüber hinaus initiiert der Chief of Staff Maßnahmen, um Missverständnisse zu vermeiden, und fungiert als Anlaufstelle für bereichsübergreifende Anliegen, wodurch er eine zentrale Rolle für die Effizienz und Harmonie innerhalb des Unternehmens einnimmt.
Organisation von Meetings und Entscheidungsprozessen
Neben der Vorbereitung von Meetings erstellt der Chief of Staff Entscheidungsvorlagen und überwacht die Umsetzung von Beschlüssen, um sicherzustellen, dass Fortschritte erzielt werden.
Projektmanagement und Prozessoptimierung
Die Leitung von bereichsübergreifenden Projekten gehört zu den Kernaufgaben. Zusätzlich unterstützt der Chief of Staff bei der Einführung effizienter Workflows, analysiert bestehende Prozesse und schlägt Optimierungen vor.
Strategische Kommunikation
Der Chief of Staff hilft, Botschaften und Unternehmenswerte klar zu definieren und über verschiedene Kanäle zu kommunizieren, sowohl intern als auch extern.
Warum ist ein Chief of Staff für Startups wichtig?
Startups stehen oft vor der Herausforderung, mit begrenzten Ressourcen viele parallele Projekte zu managen. Hier kann ein Chief of Staff den Unterschied machen. Einige der Vorteile:
Entlastung der Geschäftsleitung
Gründer:innen können sich auf strategische Entscheidungen konzentrieren, während der Chief of Staff operative Aufgaben übernimmt. Dies schafft mehr Raum für Innovation und langfristige Planung.
Schaffung von Struktur in Wachstumsphasen
Der Chief of Staff bringt Ordnung in Prozesse und unterstützt bei der Skalierung des Unternehmens. Insbesondere bei schnellem Wachstum ist diese Struktur entscheidend, um Chaos zu vermeiden.
Effiziente Umsetzung von Finanzierungsrunden
Besonders bei komplexen Prozessen wie Fundraising bringt ein Chief of Staff wertvolle Unterstützung, indem er oder sie Daten vorbereitet, Präsentationen erstellt und die Kommunikation mit Investoren koordiniert.
Förderung der Unternehmenskultur
Ein Chief of Staff trägt dazu bei, eine positive Unternehmenskultur zu fördern, indem er oder sie sicherstellt, dass Werte und Visionen des Unternehmens im Alltag gelebt werden.
Chief of Staff vs. andere Rollen (COO, Assistent:in, Projektmanager:in)
Der Chief of Staff wird oft mit anderen Rollen wie dem COO oder einer Assistent:in verwechselt. Hier ein Vergleich:
COO (Chief Operating Officer)
Fokus auf die operative Umsetzung von Geschäftsstrategien und die Steuerung des Tagesgeschäfts. Während der COO eine eher ausführende Rolle innehat, agiert der Chief of Staff oft strategischer und beratender.
Assistent:in
Schwerpunkt auf administrativer und organisatorischer Unterstützung der Geschäftsleitung. Diese Rolle ist enger gefasst und hat weniger strategischen Einfluss.
Projektmanager:in
Verantwortlich für spezifische Projekte, jedoch ohne die strategische Breite eines Chief of Staff. Der Chief of Staff hingegen behält das Gesamtbild im Blick.
Fazit: Der Chief of Staff kombiniert strategische, operative und kommunikative Aufgaben und ist daher wesentlich vielseitiger. Diese einzigartige Mischung macht die Rolle besonders wertvoll für wachsende Unternehmen.
Checkliste: Welche Unternehmen sollten einen Chief of Staff für welche Aufgaben einstellen?
Nicht jedes Unternehmen braucht sofort einen Chief of Staff. Doch folgende Anzeichen sprechen dafür, dass die Rolle Sinn macht:
Die Geschäftsleitung ist überlastet und hat wenig Kapazität für strategische Aufgaben. Ein Chief of Staff kann als "Multiplikator" der Geschäftsleitung wirken.
Es fehlt an klaren Prozessen und Prioritäten, insbesondere in Wachstumsphasen. Diese Rolle hilft, Chaos zu vermeiden und eine klare Richtung vorzugeben.
Wichtige Projekte bleiben liegen oder verzögern sich. Ein Chief of Staff stellt sicher, dass Deadlines eingehalten und Projekte effizient abgeschlossen werden.
Es gibt Kommunikationsprobleme zwischen Teams oder Abteilungen. Der Chief of Staff sorgt für bessere Abstimmung und Kooperation.
Startups in der Skalierungsphase profitieren besonders von dieser Rolle, da ein Chief of Staff die Strukturen schaffen kann, die für nachhaltiges Wachstum notwendig sind. Auch in Krisensituationen oder bei Unternehmensumstrukturierungen ist die Rolle besonders wertvoll.
Fazit
Ein Chief of Staff ist weit mehr als ein Assistent:in oder Projektmanager:in. Diese Rolle vereint strategisches Denken, operative Exzellenz und kommunikative Stärken und ist besonders für Startups in Wachstumsphasen ein echter Gamechanger. Wenn dein Startup von klareren Strukturen und einer Entlastung der Geschäftsleitung profitieren könnte, ist es vielleicht an der Zeit, über einen Chief of Staff nachzudenken.
